オフィス受付 管理・運用ガイド

オフィス 受付 管理・運用ガイド

「オフィス受付」アプリの管理・運用をご案内いたします。

1.オフィス受付 管理画面

  • 3本指でオフィス受付画面をタップしてください。
  • 初めに設定した管理者パスワードを入力してください。
 もしパスワードが不明な場合、アプリの再インストールして設定しなおしてください。
表示画面の設定

2.オフィス受付 表示画面設定

 2.1 表示設定
  • 背景画像:プリセット画像(12種類)または、”写真”に予め登録された画像から選べます
  • ロゴ画像:自社Logo利用の場合は、”写真”に予め登録してください
  • 「総合受付」ボタン追加:電話番号、任意の名前を設定することで、選択画面に表示されます。宅配などの受付などにも利用できます。
  • コメント:待ち画面上に表示されるコメントを選べます。または自由にコメントできます。
  • ライセンス状況画面表示:ON/OFF / ロゴ表示位置の下に、ライセンス状況を表示します。
  • カレンダー表示(ON/OFF)
  • 「シンプルレイアウト」または「50音レイアウト」の選択できます
    • 50音表示時「Alphabet」ボタンが表示されます

iPad,iPhoneのシステム言語が日本語以外の場合は、English表示となります。

 
 設定後、設定画面右上の「完了」をタップして保存してください。
表示画面の設定

3.各種設定画面

 3.1 各種設定
  • 起動時に設定画面を開く:アプリ起動時に毎回設定する場合は、「起動時に設定画面を開く」をONにしてください。
  • 通話終了後、待ち受け画面に戻るまでの時間を1分、3分、5分から選んでいただけます。
  • 本アプリの管理者パスワードを変更していただけます。
  • 右上に表示される「インターネットに接続できません」のメッセージを消す場合は、ONにしてください。通常OFFでメッセージを表示してください。
 設定後、設定画面右上の「完了」をタップして保存してください。
 
3.2 アプリ情報・FAQ
    • このアプリについてで、本アプリの用途など参照していただけます。
    • 最下部から、よくある質問(FAQ)を確認していただけます。
    各設定、ヘルプ

    4.連絡先 設定

    連絡帳

    オフィス受付 アプリでは「連絡先」の以下のデータを使用します。必須項目以外は、入力しなくてもご利用いただけます。
    写真の追加は呼び出す方にも伝わりやすくなりますので、登録をお勧めします。

    日本語版(連絡先)

    • 姓 (★必須
    • 姓ふりがな  (★必須
    • 電話番号 (★必須
    • 名ふりがな
    • 部署
    • 会社名
    • 写真または画像

    ※ご注意)姓ふりがなに記入がない場合、アプリで表示されません。必ず姓ふりがなに入力してください。

    英語版(contacts)
    • First name (★必須
    • Phone  (★必須
     

    連絡先表示順について

    「連絡先」に登録された「姓ふりがな」の、あいうえお順で表示されます。

    ◎Japanese version (日本語バージョン)
    • 標準では、姓ふりがなの「ひらがな」「カタカナ」の昇順で表示されます。
    • 英語名はアルファベット表示に切り替えていただき、姓ふりがなに登録された「アルファベット」のABC順で表示されます。
    • ※ご注意)数字の取り扱い
      ■50音順表示時
      姓ふりがなの先頭が数字の場合、その名前は表示されず選択できませんので、50音表示では選択されたくない名前の前に数字を付けてください。
    • ■シンプル表示時
      姓ふりがなの先頭が数字の場合、その数字の昇順で表示されますので、表示の順番を指定するために数字を付けてください。
      例:01 営業部,02 技術部,03 総務部,04 郵便・宅配受付
    ◎English version (英語バージョン)

    英語版は以下2項目が必須です。

    • First name
    • Phone

    First nameのアルファベット順に表示されます。 

    連絡先変更後、更新後のデータを読み込むために、オフィス受付アプリを再起動してください。

    5.iPad,iPhone設定

    5.1 自動アップデート OFF
    • 「設定」⇒「一般」⇒「ソフトウェア・アップデート」⇒オフ(白)
    5.2 自動ロック解除
    • 「設定」⇒「画面表示と明るさ」⇒「自動ロック」⇒なし
    • 「設定」⇒「画面表示と明るさ」⇒「ロック/ロック解除」⇒OFF(白)
    5.3 通知許可オフ設定
    • プレビューを表示⇒しない
    • iPadの「設定」⇒「通知」を選び各アプリを選択して「通知を許可」をオフにします。

    例:
    通知オフ

    5.4 アクセスガイド設定
    • 標準では画面上から、または画面下からスワイプできます。スワイプできないようスワイプを無効にします。
    • 「設定」アプリで「一般」→「アクセシビリティ」→「アクセスガイド」で、「アクセスガイド」をONにします。
    • アプリ起動中に ホームボタン を3回タップし、完了とする他の操作が一切できなくなります。
      スワイプした時に表示される画面も表示されなくなります。

    例:

    5.5 画面の明るさ設定
    • 「設定」⇒「画面表示と明るさ」⇒「明るさ」
      設置場所に合わせて画面の明るさを調整してください
    5.6 スピーカー音量設定
    • iPad本体横のボリュームボタンで、音量を調整してください。
      iPadケースに収めた場合、ケースにより音量が下がりますので考慮して設定してください。

    6.動作確認

    6.1 ネットワーク接続確認
    • WiFiについてWiFi
    • WiFiの電波状態が悪いと、通話ができない、または正常に動作しないとことも生じます。WiFiの電波環境も十分注意してください。
    • WiFiは5GHz帯の利用をお勧めしております。
      2.4GHz帯は混雑が激しく、干渉が発生するケースもあります。
    • 3G/LTEについて
    • LTEの電波状態が悪いと、通話ができない、または正常に動作しないとことも生じます。LTEの電波環境も十分注意してください。
    • 3GまたはLTEでは、LTEの利用をお勧めしております。
    6.2 発信確認
    • 全ての呼出先に発信して確認してください。

    各動作確認をしてください。

    7.設置について

    7.1 iPad収容ケースの注意点
    • 盗難に注意: 盗難されないような、台およびiPadを格納、設置してください。iPad-受付 スタンド
    • 放熱対策: iPadは熱が生じますので、iPadの熱がこもらないようにしてください。
    • 音声マイク: 音声ですが、マイクの付いている位置を確認いただきマイクを隠さないようにOpenにしてください。 音が聞こえにくいというのは、マイクを覆ってしまっている場合に発生しています。
    • スピーカー: iPadのスピーカー部も隠すことのないようにご注意ください。
    • 充電: 常時充電が必要ですが、iPadのコネクタが正しく挿入される形状になっていることもご注意ください。
    • 金属製のケースの場合は、3G/LTEの電波に悪影響がある可能性があります。あらかじめご確認ください。
    7.2 iPad常時充電について

    iOS 11.3以降のiOSで使用されることをお勧めします。

    • iOS 11.3以降で電源管理機能が追加され、iPadを受付及びキヨスク端末やPOSシステムとして長時間電源に接続し利用する際の電源管理機能が追加されました。以下抜粋。

    iPadとiPhoneの充電管理機能について
    iOSには、iPadまたはiPhone XS、iPhone XS Max、またはiPhone XRがキオスクやPOSシステムで使用されているときなど、長期間電源に接続されているときやバッテリに保存されているときにバッテリの状態を維持するための充電管理機能があります。

    Appleサポートサイトより
    https://support.apple.com/en-us/HT208710

    About iPad and iPhone Charge Management Feature
    iOS includes a charge management feature to maintain battery health when iPad or iPhone XS, iPhone XS Max, or iPhone XR is connected to power for prolonged periods of time, such as when used in a kiosk or a point of sales system, or stored in a charge cart.

    iPad and iPhone are portable devices that are designed to be used all day on a single battery charge. There are times, however, when iPad or iPhone is connected to power for prolonged periods of time, such as when it is used in kiosks, point of sale systems, or stored in charging carts. iPad and iPhone use rechargeable lithium-ion batteries, which are designed to be charged and then discharged over their lifespan. When they remain at full charge for prolonged periods of time, battery health can be affected.

    iPad with iOS 11.3 or later and iPhone XS, iPhone XS Max, or iPhone XR with iOS 12 or later include a charge management feature to help maintain battery health, which monitors these devices for use in these charging situations and, as required, reduces the maximum capacity of the battery. The battery indicator will display the charge percentage based on this adjusted maximum capacity. The maximum capacity will revert back to the nonadjusted level when iPad or iPhone is no longer connected to power for prolonged periods and as conditions and battery health allow.

    Published Date: December 6, 2018

    不明な点はよくある質問をご参照ください。

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